Samen met Microsoft en Gemeente Noordoostpolder organiseren we een interessant Seminar.
Gemeenten staan al jaren onder druk: stijgende werkdruk, krapte op de arbeidsmarkt en een toenemende administratieve last. Vooral binnen het sociaal domein wordt veel tijd besteed aan verslaglegging, tijd die niet besteed kan worden aan het contact met inwoners. De gemeente Noordoostpolder besloot dit probleem niet langer te accepteren en startte een pilot om AI en robotisering gericht in te zetten binnen het Wmo‑intakeproces.
Op 11 maart delen zij hun ervaringen in een webinar. In deze blog lichten we alvast de belangrijkste inzichten uit de pilot toe: de aanleiding, de aanpak, de resultaten en de lessen die andere organisaties kunnen gebruiken.
Je kan je opgeven voor de Webinar via de volgende QR code:
Waarom deze pilot?
De aanleiding was helder: de administratieve last drukte zwaar op klantmanagers. Intakegesprekken duurden ruim een uur, waarna nog zo’n 60 minuten nodig waren voor het uitwerken van het verslag, knip‑ en plakwerk en het verwerken in systemen zoals Wiz.
Meer mensen aannemen was geen houdbare oplossing. Daarom zocht de gemeente naar manieren om slimmer te werken. AI‑ondersteuning en robotisering werden onderzocht als kansrijke route, mits de professional altijd eigenaar zou blijven van het besluit.
De keuze voor het Wmo‑intakegesprek
Voor de pilot werd bewust gekozen voor dit proces:
- duidelijk afgebakend
- veel herhaling en dus grote potentiële impact
- hoge administratieve belasting
- goed meetbare resultaten
Het doel: 50% tijdsreductie in verslaglegging, meer consistentie in kwaliteit en professionals die zich volledig kunnen focussen op het gesprek.
Samen bouwen: iteratief, technisch uitdagend en praktijkgericht
De gemeente koos heel bewust voor het bouwen van een eigen AI‑oplossing, samen met RawWorks. Generieke oplossingen voldeden onvoldoende aan de wettelijke verslagvereisten én sloten niet altijd aan op echte gesprekken.
De aanpak bestond uit:
- Iteratieve ontwikkeling: korte bouw‑ en testcycli
- Echte gesprekken als input: geen fictieve voorbeelden
- Het combineren van AI en robotisering: transcriptie → verslag → automatische verwerking in Wiz
- Nauwe samenwerking met klantmanagers: vanaf dag 1 betrokken
Technisch zat de complexiteit vooral in integratie met bestaande systemen, beveiliging en privacy, en veranderende randvoorwaarden vanuit leveranciers.
De nieuwe werkwijze: van 60 naar 15 minuten
In de nieuwe situatie ziet het proces er zo uit:
- klantmanager focust volledig op het gesprek
- het gesprek wordt opgenomen
- na afloop wordt de audio geüpload
- binnen 5 minuten staat er een volledig conceptverslag in Wiz
- de klantmanager controleert, past aan en rondt af
Het resultaat? 75% tijdswinst op verslaglegging, ruim boven de doelstelling.
Wat klantmanagers ervaren
Klantmanagers gaven aan:
- meer rust en aanwezigheid tijdens gesprekken
- sneller een afgerond dossier
- minder administratieve ballast
- consistentere, kortere verslagen op B1‑niveau
Natuurlijk was het wennen aan standaardisatie en het loslaten van de eigen schrijfstijl, maar de kwaliteit groeide zichtbaar per iteratie.
Wat anderen kunnen leren van deze pilot
De pilot leverde waardevolle lessen op, onderverdeeld in drie thema’s:
1. Techniek
- Regel privacy, toegang en beveiliging vooraf
- Werk met echte gesprekken voor realisme
- Houd rekening met afhankelijkheid van updates en infrastructuur
2. Veranderkunde
- Begin klein, concreet en met een duidelijke scope
- Betrek de uitvoering vanaf dag één
- Bewaak de energie, vooral als het even tegenzit
3. Organisatie & beheer
- Leg rollen voor functioneel en technisch beheer goed vast
- Reserveer structureel tijd voor doorontwikkeling
- Start met één proces, breid daarna pas uit
- Werk op basis van een businesscase: weten waarom je iets doet
Conclusie
De pilot laat zien dat AI geen toverknop is, maar wél een krachtig hulpmiddel dat professionals ondersteunt in plaats van vervangt. Door slim samen te bouwen, klein te beginnen en te blijven leren, heeft de gemeente Noordoostpolder laten zien dat AI in het sociaal domein zowel haalbaar als waardevol is.
Tijdens het webinar op 11 maart delen zij hun volledige aanpak, inclusief businesscase, technische keuzes en geleerde lessen. Interesse? Laat het weten, de evaluatie en businesscase kunnen worden toegestuurd.
Je kan je opgeven voor de Webinar via de volgende QR code:
Of geef je op via de link op de Microsoft.com website: Microsoft Virtual Events Powered by Teams
